Ông cha ta có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Trước khi thực hiện một cuộc đàm phán nào với các công ty Hàn Quốc bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng các vấn đề sau đây:
Kibun là được hiểu là sự cân bằng, hài hòa trong các mối quan hệ. Người Hàn Quốc tin rằng đây là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quá trình hợp tác.
Nếu trong giao tiếp ai đó bị tổn thương hoặc khiến cho họ mất thể diện là điều không thể chấp nhận được. Chính vì vậy, khi gặp gỡ trao đổi với các đối tác Hàn Quốc, bạn nên duy trì thiện cảm trong giao tiếp cá nhân.
Hãy cố gắng tạo ra bầu không khí thoải mái và quan sát kỹ càng, linh hoạt trong trò chuyện để nắm bắt tâm trạng của đối phương.
Thấu hiểu tính cách người Hàn Quốc là chìa khóa đàm phán thành công
Đối với con người xứ sở Kim Chi, Kibun phản ánh nội tâm bên trong thì Chemyon lại cho thấy cái nhìn bên ngoài. Hiểu đơn giản, đó chính là thể diện. Hàn Quốc là nền văn hóa chịu ảnh hưởng sâu sắc của tư tưởng Nho giáo, chính vì vậy Chemyon lan tỏa khắp bối cảnh xã hội của các mối quan hệ giữa các cá nhân. Ngoài ra, khái niệm Chemyon còn được gắn chặt với địa vị xã hội. Họ coi trọng bằng cấp và chức vụ.
Trong từ điển tiếng Hàn, Nunchi là một từ có ý nghĩa là sự lắng nghe và đánh giá tâm trạng của người khác. Trong văn hóa phương Tây, cụm từ này còn được hiểu là “trí tuệ cảm xúc” hoặc “sự đồng cảm”.
Ở Hàn Quốc, cụm từ này không đơn thuần là một danh từ mà còn được hiểu là một triết lý sống được hướng đến dành cho tất cả những ai muốn dành được thành công trong công việc và cuộc sống.
Để có thể ứng dụng triết lý này trong quá trình làm việc với đối tác, điều bạn cần làm đó chính là gạt bỏ định kiến. Sau đó lắng nghe không chỉ bằng các giác quan mà bằng cả trái tim mình. Đồng thời, hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể từ ánh mắt cho tới lời nói của đối phương để có những ứng xử phù hợp.
Nếu như người Nhật che giấu cảm xúc rất tốt thì người Hàn Quốc lại thể hiện rõ cảm xúc yêu ghét rất rõ ràng. Họ coi trọng tình cảm hơn lý trí.
Điều này cũng giúp lý giải vì sao người Hàn dễ dàng tạo lập mối quan hệ và sống chan hòa với nhau. Đồng thời, họ dễ bị xúc động hơn so với những người đến từ các quốc gia khác.
1.3. Cạnh tranh dữ dội
Tương đồng với tính cách của người Nhật Bản và Trung Quốc, người Hàn Quốc có sự cạnh tranh mạnh mẽ. Với họ, trong mọi công việc đều phải có kẻ thắng người thua. Chính vì vậy, trong quá trình đàm phán người Hàn Quốc được đánh giá là những người thương lượng rất cứng rắn.
Trong hợp tác làm ăn, không chỉ riêng người Hàn Quốc mà bất cứ một đối tác nào cũng coi trọng sự trung thành. Tuy nhiên với người Hàn, điều này thể hiện rõ rệt ở việc họ hầu như chỉ hợp tác với các đối tác quen thuộc hoặc được tiến cử bởi bên trung gian đáng tin cậy. Các đơn vị tổ chức sự kiện cần lưu ý điều này để thiết lập những mối quan hệ cần thiết từ đó gia tăng khả năng trúng thầu.
Bạn cần tìm hiểu kỹ càng từ đất nước, con người, thông tin doanh nghiệp cho tới những nhân vật chủ chốt trong công ty đối tác. Một trong những kênh thông tin chính thống và hữu ích nhất chính là thông qua công ty xúc tiến thương mại Hàn Quốc (KOTRA) có trụ sở tại Việt Nam.
Như đã đề cập ở trên, người Hàn vốn coi trọng việc tiến cử từ bên thứ 3 uy tín. Chính vì vậy, để có được niềm tin từ các đối tác hãy chuẩn bị một lời giới thiệu chính thức. Đó có thể là một công ty lớn của Hàn Quốc có trụ sở tại Việt Nam hoặc chí ít là văn phòng đại diện của công ty mẹ
Nhiều ý kiến cho rằng, các thương nhân đến từ xứ sở Kim Chi thường tổ chức cuộc gặp gỡ đầu tiên ngay tại văn phòng của họ. Một số khác cho rằng họ ưa chuộng gặp gỡ tại nhà hàng.
Thời gian để tiến hành đàm phán thích hợp nhất là từ 10 giờ đến 11 giờ sáng hoặc 2 giờ đến 3 giờ chiều. Mốc thời gian này được đưa ra dựa vào giờ làm việc của người Hàn (9:00 đến 17:00). Đương nhiên, việc đặt lịch hẹn trước là điều bắt buộc mà bất cứ một cuộc đàm phán nào cũng cần phải có.
Một điểm lưu ý nhỏ thường bị bỏ qua đó là hạn chế đặt lịch vào khoảng thời gian giữa tháng 7 đến giữa tháng 8 (kỳ nghỉ thường niên của các doanh nhân Hàn) cũng như những ngày lễ lớn của đất nước này.
Sự ngang hàng về vị trí được đặt lên hàng đầu trong văn hóa đàm phán của Hàn Quốc. Do đó, đội ngũ tham gia cần có sự tương đồng về độ tuổi, chức vụ và thậm chí là số lượng.
Với tinh thần Kibun in sâu trong tiềm thức, để có thể tiếp cận với đối tác Hàn Quốc và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp bạn nên thực hiện theo phương châm: “làm bạn trước, rồi mới làm khách hàng”.
Chính vì vậy, để tạo ra sự gần gũi và khiến bầu không khí trở nên thoải mái hơn hãy dành thời gian để nói chuyện và tìm hiểu rõ hơn về đối tác. Trà là đồ uống thích hợp trong lần gặp mặt đầu tiên để thể hiện sự hiếu khách và thân thiện.
Lời chào là đầu câu chuyện
Tuổi tác và cấp bậc được xem là 2 yếu tố vô cùng quan trọng ở Hàn Quốc. Điều này cũng thể hiện rõ ràng ở thứ tự bước vào phòng đàm phán.
Người có chức vụ cao nhất sẽ vào trước, sau đó lần lượt tới người có chức vụ tiếp theo. Đối tác phía Việt Nam cần lưu ý thực hiện theo quy tắc này.
Mỗi một cá nhân đại diện tham gia đàm phán chính là bộ mặt của doanh nghiệp. Sự chuyên nghiệp và chỉn chu là một trong những điều vô cùng quan trọng để phía đối tác có những ấn tượng ban đầu về công ty của bạn.
Một gợi ý tuyệt vời cho trang phục gặp mặt đối tác Hàn Quốc là: Nam mặc vest cùng sơ mi trắng thắt cà vạt, nữ giới mặc áo dài hoặc vest đều được.
Việc tặng quà cho các đối tác Hàn Quốc sẽ tạo ra thiện cảm rất lớn. Họ thường tỏ ra lưỡng lự khi nhận được quà do đó phía doanh nghiệp Việt Nam cũng nên có biểu cảm tương tự khi nhận quà đáp lễ. Từ đó, không gây lúng túng cho đôi bên.
Bạn nên cho phép đối tác tặng món quà của mình trước và nhận món quà bằng cả hai tay. Tuyệt đối không mở quà trước mặt người tặng. Để tránh mất thể diện, nên đổi quà có giá trị tương đương và tặng quà có giá trị lớn hơn so với đối tác.
Thứ tự ngồi cả 2 bên trong quá trình trao đổi cũng được sắp xếp theo cấp bậc như cách bước vào phòng đàm phán.
Trong đàm phán, vì coi trọng thể diện nên người Hàn Quốc thường không trả lời trực tiếp. Sự thật là họ nói “vâng” hoặc gật đầu trong giao tiếp không có nghĩa là họ đồng ý. Thay vì nói “không”, một số câu trả lời mà bạn có thể sẽ nhận được khi trao đổi với các đối tác Hàn Quốc chính là: “Chúng tôi sẽ suy nghĩ thêm” hoặc “Việc này đòi hỏi phải có sự kiểm tra thêm”.
Ngoài ra, sự im lặng được coi là dấu hiệu nhận biết đối tác Hàn Quốc không hiểu nội dung được chia sẻ. Thay vì chờ đợi đối phương lên tiếng, các doanh nghiệp Việt Nam nên chủ động nhắc lại những điều đã nói và hỏi xem họ có cần thêm thông tin gì nữa không.
Đàm phán giá cả là yếu tố nhạy cảm nhưng có tính then chốt quyết định việc hợp đồng có được ký kết hay không. Để giữ thế chủ động, nhiều doanh nghiệp Việt Nam thường bắt đầu sự mặc cả.
Tuy nhiên đây không phải là một cách hay và được đánh giá là thiếu thiện chí. Người Hàn vốn có tính cạnh tranh cao do đó cần có những động thái linh hoạt để dành chiến thắng.
Giống như hầu hết các quốc gia châu Á, người Hàn Quốc tin rằng hợp đồng là điểm khởi đầu chứ không phải là giai đoạn cuối cùng của một thỏa thuận kinh doanh và họ muốn chúng phải đủ linh hoạt để có thể thực hiện các điều chỉnh.
Mặc dù nhiều người Hàn Quốc hiện nay đánh giá cao ý nghĩa pháp lý liên quan đến việc ký kết hợp đồng, nhưng chúng vẫn có thể được hiểu là ít quan trọng hơn mối quan hệ giữa các cá nhân được thiết lập giữa hai công ty. Điều quan trọng là bạn phải biết cách đối tác Hàn Quốc của bạn xem các tài liệu này để tránh mọi hiểu lầm có thể xảy ra.
Tiêu chí hợp đồng cần có bao gồm: rõ ràng và chi tiết về quyền lợi đôi bên. Tuyệt đối không sử dụng mực đỏ để ký hợp đồng bởi điều này sẽ làm cho vị thế của người viết bị giảm sút.
Người Hàn Quốc đề cao tính đội nhóm, nên việc đưa ra quyết định mà chưa được thông qua ý kiến tập thể là điều tối kỵ. Chính vì vậy, phía Việt Nam cần mềm mỏng không nên ép buộc đối tác đưa ra quyết định quá nhanh chóng. Thậm chí trong một số trường hợp cần kiên nhẫn chờ đợi cho họ thêm thời gian mới có thể đạt được sự thỏa thuận.
Người Hàn thường có thói quen tổ chức các bữa tiệc thân mật trong kinh doanh. Đây là cách họ thiết lập mối quan hệ từ “bạn sang đối tác”. Hãy tận dụng những buổi tiệc này để gia tăng sự gần gũi và trở thành những người bạn thân thiết của họ.
Nắm được điều tối kỵ trong giao tiếp với người Hàn để tránh những hiểu lầm không đáng có
Để có thể đạt được thành công trong đàm phán với đối tác Hàn Quốc, bạn nên tránh thực hiện một số điều sau đây:
- Đừng xưng hô với người Hàn Quốc bằng tên của họ vì điều đó được coi là cực kỳ bất lịch sự. Tên tiếng Hàn bắt đầu họ và theo sau là tên riêng. Cách chính xác để xưng hô với người Hàn là “ông”, “bà” cùng với họ của họ. Tốt nhất là tìm hiểu rõ chức danh của đối tác trước khi hẹn lịch đàm phán.
- Không nói những lời chỉ trích bởi nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới “thể diện” - thứ mà người Hàn Quốc vô cùng coi trọng. Tương tự như vậy, đối đầu trực tiếp là điều tối kỵ.
- Không tặng quà bao gồm 4 món bởi con số 4 được xem là không may mắn ở Hàn Quốc.
- Đừng nóng vội quá mức. Quá trình ra quyết định ở Hàn Quốc thường được thực hiện tập thể và do đó sẽ đòi hỏi nhiều thời gian hơn.
Có thể bạn quan tâm: Văn hóa làm việc của Nhật Bản trong quá trình làm sự kiện
Tin rằng, những chia sẻ trên đây của Tín Phát đã phần nào giúp bạn hiểu hơn về các nguyên tắc đàm phán với đối tác Hàn Quốc. Từ đó có những ứng xử phù hợp và đạt được mục tiêu đề ra. Chúc bạn không chỉ đàm phán thành công mà còn thiết lập mối quan hệ thân thiết lâu dài với các đối tác đến từ quốc gia này.
BBT Tín Phát