“Kỹ năng giao tiếp là một công cụ quan trọng trong cuộc hành trình theo đuổi mục tiêu, dù là với gia đình, đồng nghiệp hay khách hàng của bạn”. Câu nói của nhà diễn thuyết nổi tiếng người Mỹ Les Brown một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của việc giao tiếp. Đối với người Nhật Bản, giao tiếp còn là một nét văn hóa quan trọng và có nhiều nét đặc trưng thú vị.
Các doanh nghiệp Việt Nam và Nhật Bản hợp tác ngày càng nhiều. Do đó, nhiều sự kiện cũng được tổ chức phong phú, đa dạng với sự góp mặt của người dân 2 nước. Trong công tác tổ chức sự kiện, để một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, chỉn chu bạn nên tìm hiểu kỹ về thói quen, thái độ trong phương thức giao tiếp của người Nhật Bản để có những ứng xử phù hợp.
Theo đó, khi giao tiếp cùng người Nhật Bản, bạn nên chú ý các vấn đề sau:
Người Nhật thường mặc complet trong các sự kiện có tính chất ngoại giao.
Riêng đối với các sự kiện lễ hội, âm nhạc nghệ thuật, trình diễn thời trang thì phong cách ăn mặc của mọi người đều thoải mái, phóng khoáng.
Đa số, người Nhật ăn mặc rất lịch thiệp, trang trọng kể cả trong các sự kiện hay khi đi làm.
Cũng tương tự với Việt Nam, có một quy tắc bất thành văn của người Nhật đó là người dưới bao giờ cũng phải chào người trên trước: Người ít tuổi chào người hơn tuổi, nữ chào nam trước, trò chào thầy, chủ chào khách,...
Cúi chào kiểu Nhật Bản
Có 3 kiểu chào đối với người Nhật Bản:
- Kiểu Eshaku: Cúi 15 độ, đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai tay để bên hông. Cách chào này thường xuất hiện trong xã giao hàng ngày, đối với những người ngang mình.
- Kiểu Keirei: Cúi 30 độ và giữ nguyên 2 - 3 giây. Đây là kiểu chào trang trọng hơn, thường dùng trong lần đầu gặp mặt.
- Kiểu Saikeirei: Cúi 45 độ, cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất. Kiểu chào Saikeirei biểu hiện sự kính trọng sâu sắc khi muốn cảm ơn ai đó, thể hiện sự biết ơn từ tận đáy lòng mình. Kiểu cúi chào này thường sử dụng trước bàn thờ trong các đền, chùa hoặc trước Quốc kỳ, trước Thiên Hoàng.
Trong các sự kiện có hơi hướng chính trị, tôn giáo, bạn nên sử dụng kiểu chào Saikeirei. Hoặc với những sự kiện hội nghị, hội thảo có nghi thức chào cờ, kiểu chào này cũng được áp dụng. Nhưng đối với những sự kiện thông thường, các bạn có thể chào kiểu Keirei với những khách mời cần thể hiện tính trang trọng hay trong lần đầu gặp gỡ. Khi đã quen thân hoặc giao tiếp nhiều, các bạn chỉ cần chào kiểu Eshaku. Dù sự kiện của bạn có đông khách mời và người tham dự cũng không nên bỏ qua việc chào hỏi. Với người Nhật Bản, chào hỏi là phép tắc tối thiểu cần phải có. Và nếu bạn chào khách mời theo phương thức của nước bạn thì sự kiện của bạn sẽ đem lại trải nghiệm rất tích cực cho người tham dự.
Im lặng là một đức tính của người Nhật. Dù là sự kiện nào: Khai trương, động thổ, hội nghị, tọa đàm, văn nghệ thì người Nhật Bản cũng thường chứng kiến và tham dự với thái độ yên tĩnh. Im lặng cũng là một cách để giao tiếp. Nếu trong sự kiện mọi người đều im lặng thì điều đó cũng không có gì là ngạc nhiên. Điều quan trọng là ở hành động của mỗi người chứ không phải là lời nói.
Trái ngược với văn hóa Việt Nam, khi bạn nói chuyện với người Nhật mà nhìn thẳng vào mắt họ thì điều đó bị xem là thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực. Hãy nhìn vào một vật trung gian hoặc cúi đầu xuống để tránh làm đối tác bối rối và ngượng ngùng. Chính vì vậy, khi tổ chức sự kiện với người Nhật Bản, bạn có thể nhắc nhở trước các khách mời của mình để không nhìn vào mắt đối phương. Điều đó không những khiến họ trở thành người sỗ sàng mà còn làm cho đối phương cảm thấy ngượng nghịu, mất tự nhiên trong buổi tiệc.
Ngoài ra khi bạn muốn mời ai đó lên phát biểu hoặc chỉ vào một khách mời nào đó, tránh chỉ tay trực tiếp vào người ấy, thay vào đó hãy mở rộng bàn tay, tay ngửa lên như đang bưng một cái mâm và chỉ về phía người đó để thể hiện sự trịnh trọng.
Người Nhật cũng sử dụng ngôn ngữ hình thể (body language), trong trường hợp khi mọi người lắng nghe người khác phát biểu hay thuyết trình, họ thường dùng những nụ cười, cái gật đầu và những lời nói lịch sự không có trong các ngôn ngữ nào.
Trong giao tiếp thông thường, những lời cảm ơn và xin lỗi được họ sử dụng rất nhiều. Chính vì vậy, bạn đừng ngại ngần nói ra những tiếng nhiệm màu đó trong sự kiện của mình kể cả khi có người Nhật tham dự hay không.
Văn hóa giao tiếp có vai trò vô cùng quan trọng, nó thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho đối phương cũng như tác động đến nội dung đằng sau những cuộc chuyện trò. Người Nhật đặc biệt coi trọng học thuyết Nho giáo, điển hình là các mối quan hệ trong xã hội như: Tôn sư trọng đạo, trung quân ái quốc, chung thủy với bạn đời, trung thành với bạn làm ăn,... đây là những đức tính đáng quý của người Nhật mà chúng ta nên học hỏi và lưu tâm không chỉ trong công việc tổ chức sự kiện mà còn trong cả đời sống hằng ngày.
Tổ chức sự kiện với đối tác Nhật Bản đã không còn là điều lạ lùng bởi các doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư, làm việc tại Việt Nam ngày càng nhiều. Để công tác tổ chức sự kiện suôn sẻ, thuận lợi, tạo được dấu ấn tốt với đối tác và khách mời tham dự, ngoài những nội dung chủ đạo ở trên, bạn nên lưu ý thêm một số đặc điểm khi giao tiếp cùng người Nhật Bản trong sự kiện của mình như sau:
Tôn trọng, lịch thiệp và thân thiện với khách mời. Trong quá trình làm việc, có thể có những nỗi căng thẳng, áp lực, nhưng bạn hãy luôn tỏ ra thoải mái, nở một nụ cười nhẹ nhàng để không làm ảnh hưởng đến tâm trạng những người xung quanh.
Thực hiện chuẩn những đặc điểm trong văn hóa giao tiếp của người Nhật. Như đã nói ở trên, người Nhật có rất nhiều điểm thú vị và không ít những điều cần kiêng kỵ. Để không làm họ cảm thấy buồn bực, phản cảm, bạn hãy luyện tập và thực hiện những thói quen trên từ trước. Đồng thời, hãy tổ chức những buổi đào tạo, thực hành cho toàn bộ nhân viên, những người tham gia công tác tổ chức sự kiện để hình thành một quy chuẩn trong phong cách làm việc với đối tác Nhật Bản. Với những khách mời và người tham dự của nước sở tại, bạn có thể có những nhắc nhở tinh tế, lưu ý từ trước để tránh những hành động lỗ mãng hay quá đáng với văn hóa, tín ngưỡng của nước bạn.
Sau khi tổ chức sự kiện, đừng quên gửi lời cảm ơn và thăm hỏi những người tham dự. Bạn cũng nên hỏi cảm nhận của những đối tác Nhật Bản để có những giải thích cặn kẽ và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.
Sự kiện Nhật Bản được tổ chức bởi Tín Phát:
Trên đây Tín Phát chia sẻ một số tips trong giao tiếp, ứng xử khi tổ chức sự kiện cho đối tác Nhật Bản. Còn rất nhiều các quốc gia dân tộc khác mà chúng ta cùng hợp tác. Với mỗi nơi, chúng ta lại có những cẩm nang lưu ý riêng về văn hóa, thói quen, phong tục tập quán của đất nước ấy. Đừng quên tìm hiểu kỹ những điều đó để công tác tổ chức sự kiện cho người Nhật được chu đáo của bạn sâu sát và đến gần hơn với những đối tác nước ngoài.
Ở những bài sau, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về văn hoá làm việc của người Nhật.
BBT Tín Phát