Sân khấu là nơi thể hiện những tinh hoa đặc sắc nhất trong một sự kiện, cũng là nơi mang đến những hiệu ứng hình ảnh, âm thanh rõ nét nhất cũng như thể hiện sự đẳng cấp, những nét đặc sắc trong một chương trình. Toàn bộ nội dung chính, thông điệp cần truyền tải của ban tổ chức cũng được thể hiện trên sân khấu. Khách mời tham dự có thể nắm bắt được quy mô, tính chất của sự kiện cũng qua sân khấu ấy. Chính vì vậy, việc có một sân khấu đẹp - độc là một điều hết sức đau đầu khi làm sự kiện.
Sân khấu được thiết kế và dàn dựng sau các bước lên nội dung chương trình, kịch bản tổng thể, có đối tượng khách mời và tìm được địa điểm tổ chức phù hợp. Bộ phận thiết kế đóng vai trò là những người tạo ra một sân khấu lung linh, bắt mắt. Có thể nói họ là những người “cầm cân nảy mực”, cho ra đời sân khấu ở trên bản vẽ. Sau khi có bản vẽ thiết kế chuẩn, đội ngũ thi công sẽ bắt tay vào công tác thi công sản xuất và tiến hành lắp đặt tại địa điểm tổ chức sự kiện. Để sự kiện có một sân khấu đẹp, người làm chương trình thường phải trải qua quá trình sau:
Mỗi một sự kiện lại có một chủ đề cụ thể. Những người làm chương trình sẽ bám vào chủ đề đó để thực hiện các đầu mục từ thiết kế, sân khấu, kịch bản đến tiết mục biểu diễn. Chẳng hạn các chương trình hội thảo, hội nghị có tính chất khác so với các chương trình khai trương, động thổ, kỷ niệm và càng khác biệt so với các chương trình âm nhạc, nghệ thuật, cưới hỏi,... Với những sự kiện mang hơi hướng hiện đại thì sân khấu cũng được thiết kế và bố trí, sắp đặt theo phong cách hiện đại, năng động. Với những sự kiện mang màu sắc truyền thống hay tôn vinh những giá trị văn hóa thì cách bố trí, sắp đặt lại mang một phong cách khác.
Đối tượng khách mời cũng chính là những khán giả trực tiếp đánh giá sân khấu của bạn. Bạn có thể khoanh vùng các đối tượng để có những bước chuẩn bị phù hợp. Ví dụ: Nếu đa số các khách mời là những người cao tuổi, trung niên thì cách thiết kế sẽ tránh lòe loẹt và các hiệu ứng ánh sáng cũng hạn chế sử dụng. Ngược lại nếu là sự kiện dành cho các bạn trẻ, thanh thiếu niên thì hãy biến sân khấu, hội trường của bạn trở thành một bữa tiệc của âm thanh và ánh sáng.
Mục đích của sự kiện là để phục vụ người xem. Chính vì vậy, việc nắm bắt tâm tư, nguyện vọng, đặc điểm tính cách, sở thích của số đông khách mời sẽ giúp bạn có những sắp xếp thỏa đáng và phù hợp với những người tham dự.
Địa điểm đặt sân khấu của bạn đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Hãy phân biệt trước những sân khấu ngoài trời và sân khấu trong nhà. Nếu là sân khấu ngoài trời thì thiết kế sẽ khác hoàn toàn với sân khấu trong nhà, đồng thời công tác chuẩn bị cũng công phu, phức tạp hơn rất nhiều. Nếu là sân khấu trong nhà thì bạn cần tìm hiểu vị trí sân khấu ở đâu, diện tích và không gian như thế nào để hài hòa với cả khán phòng.
Sân khấu của mỗi loại sự kiện lại có một hình hài dáng dấp riêng. Đa phần, các sân khấu sẽ nằm ở trên cùng và phía dưới là những hàng ghế dành cho khán giả. Riêng đối với các sự kiện về thời trang, sân khấu có thể được thiết kế theo form hình chữ T.
Bạn hãy thử đặt mình vào chỗ ngồi của khách mời, ngồi tại những vị trí xa, khuất, vị trí chéo sân khấu để xem mình có thể quan sát được diễn biến của sự kiện hay không trước khi có những phương án chốt về thiết kế. Cần đảm bảo tất cả các vị trí trong khán phòng đều có thể nhìn lên sân khấu.
Thiết kế sân khấu có thể nói là một trong những công đoạn tốn nhiều thời gian và công sức nhất, đặc biệt với sự kiện ca nhạc. Ngay từ khâu khảo sát địa điểm tổ chức, bạn đã phải lên phương án thiết kế sân khấu. Sau khi thiết kế bạn sẽ phải chờ đợi thời gian thi công trước khi đến lắp đặt. Chưa kể, nếu sự kiện của bạn được tổ chức tại những khách sạn, trung tâm hội nghị cao cấp luôn giới hạn thời gian nhất định cho đội thi công bên ngoài vào thi công sân khấu. Nếu bạn đang thuê một bên thứ 3 để thiết kế sân khấu tại địa điểm tổ chức chương trình thì hãy chú ý đến tiến độ và chất lượng.
Sân khấu có thể là hình vuông, hình tròn, hình bán nguyệt hay bất cứ một hình dáng nào phù hợp với tính chất của sự kiện, đảm bảo độc đáo sáng tạo mà thuận lợi cho công tác tổ chức.
Sáng tạo là yếu tố tiên quyết của một sân khấu đẹp. Mỗi một chương trình lại có một concept sân khấu riêng. Những sân khấu càng độc đáo sẽ càng lôi cuốn sự chú ý
của khán giả. Tất cả những người tham dự có thể “không rời mắt” khỏi chương trình của bạn nếu bạn có một sân khấu thật sự sáng tạo.
Tuy nhiên sáng tạo cũng phải tính đến yếu tố thực tế. Một sân khấu sáng tạo nhưng có thể khiến cho những người làm chương trình hiện thực hóa nó mới chính là một sân khấu xuất sắc. Nếu bạn chỉ vẽ vời và giỏi tưởng tượng thì sân khấu của bạn mãi mãi chỉ là một sân khấu trong mơ mà thôi.
Bạn cũng nên loại bỏ các chi tiết thừa, các phụ kiện rườm rà để khiến sự tập trung của khán giả đặt trọn vào sân khấu chính.
Sân khấu được thiết kế để tôn vinh lên chủ đề chính của chương trình. Đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhiều nhà thiết kế đã biến sân khấu trở thành một sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu mình để quảng cáo. Chẳng hạn, lĩnh vực bạn làm là về vận tải, sân khấu có thể thiết kế thành một chiếc xe khổng lồ đưa những người tham dự đến một hành trình thú vị.
Chiều cao của sân khấu sẽ phụ thuộc vào loại hình sự kiện, không gian, địa điểm tổ chức. Người tổ chức cần chú ý tới vấn đề sàn sân khấu có bục hay không, nếu có thì bục cao bao nhiêu, chiều cao của trần nhà thế nào. Sân khấu cần được thiết kế với độ cao vừa phải, tránh trường hợp sân khấu quá cao dẫn đến khán giả phải “nghển cổ” lên quan sát và không thể nhìn được trực diện những người biểu diễn trên sân khấu. Trường hợp sân khấu quá thấp sẽ khiến cho những người ngồi xa, ngồi sau, ngồi sát hai bên cánh gà khó có thể quan sát.
Cánh gà chính là hai bên của sân khấu, nơi chuẩn bị của các nghệ sĩ, MC trước khi biểu diễn. Với những sự kiện chứa nhiều hàm lượng văn nghệ, cánh gà có thể coi như lá chắn cho một chương trình. Chính vì vậy, các sân khấu thường không thể thiếu cánh gà và cánh gà cũng cần được trang hoàng, bố trí phù hợp đối với sự kiện.
Trang trí thiết kế sân khấu cũng bao gồm thiết kế cánh gà. Một cánh gà thiết kế khéo léo, bắt mắt sẽ giúp cho tổng thể sân khấu càng thêm hài hòa đồng thời giúp cho việc chuẩn bị sau sân khấu của MC, nghệ sĩ thuận tiện hơn.
Các trang thiết bị phục vụ chương trình rất đa dạng bao gồm các vật dụng, thiết bị trong dàn dựng và chạy sân khấu. Để công tác thi công, chạy sự kiện diễn ra nhẹ nhàng, thuận tiện, bạn nên sử dụng những trang thiết bị gọn nhẹ, nếu có thể giản lược thì giản lược ở mức tối đa. Hãy tính đến trường hợp, mỗi lần thay đổi tiết mục các nhân viên kỹ thuật phải khệ nệ bê vác thiết bị, vật dụng lên xuống, bài trí sân khấu, điều này gây mất mỹ quan và tiềm ẩn nhiều rủi ro khi mọi người phải làm việc nặng nhọc trong quá trình sự kiện diễn ra.
Ánh sáng có thể khiến sân khấu của bạn trở nên “nhiệm màu”, “cổ tích”. Bạn có biết lễ khai mạc Olympic Bắc Kinh năm 2008 nổi tiếng toàn thế giới nhờ cách “chơi sáng” của đạo diễn Trương Nghệ Mưu. Ông đã phối hợp hài hòa giữa ánh sáng và pháo hoa khiến lễ khai mạc trở thành sự kiện có một không hai, ghi dấu ấn sâu đậm trong lòng những người tham dự và hàng triệu triệu khán giả theo dõi qua màn ảnh nhỏ.
Biết được lợi thế của ánh sáng, nhiều nhà tổ chức sự kiện đã không ngại đầu tư cho phần này trong các sự kiện của mình. Đó có thể là ánh sáng trên sân khấu, ánh sáng trong khán phòng, ánh sáng lưu động và tất cả đều được thể hiện bằng hệ thống đèn. Hệ thống đèn được bố trí và điều khiển để tập trung làm nổi bật những nội dung quan trọng của chương trình, tạo hiệu ứng, nâng cao cảm xúc cho khán giả. Hiệu ứng ánh sáng của bạn tốt thì có thể khiến cho miếng xốp, tấm bìa cũng trở nên lung linh huyền ảo.
Tuy nhiên, ánh sáng cũng cần tránh làm chói mắt khán giả. Nên tránh những loại đèn có khả năng làm khán giả hoa mắt, chóng mặt. Các sự kiện thường ưu tiên những loại đèn giúp sân khấu không nóng và ít tiêu hao năng lượng. Bạn có thể thuê thêm một bên chuyên về ánh sáng và hãy test thử trước khi chương trình chính thức diễn ra.
Nếu như ánh sáng giúp tạo hiệu ứng hình ảnh sống động thì âm thanh lại mang đến nhịp điệu cho người tham dự. Âm thanh hay hay dở được gửi gắm trong hệ thống loa, mic. Để tổ chức tốt một sự kiện, bạn nên xem xét sắp xếp các hệ thống loa ở những vị trí phù hợp xung quanh nơi tổ chức sự kiện. Hãy đảm bảo những khách mời ngồi ở mọi nơi trong khán phòng đều có thể cảm thụ được âm thanh một cách rõ nét nhất. Đối với sự kiện ngoài trời thì âm thành phải được khéo léo “ngụy trang” nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, đồng thời đáp ứng được yêu cầu về an ninh và an toàn.
Khi chạy âm thanh, đội ngũ kỹ thuật cần chú ý tới âm vực của mỗi người trên sân khấu. Lúc phát biểu, chuyện trò và lúc biểu diễn âm nhạc thì âm thanh cần phải được điều chỉnh cho phù hợp tùy theo từng người trên sân khấu. Tránh trường hợp để âm bị rè, bị chói gây cảm giác khó chịu cho người ngồi trong khán phòng.
Kỹ thuật lắp đặt sân khấu càng hiện đại càng tối giản các chi tiết rườm rà và phức tạp. Hiện nay, công nghệ đèn led được tận dụng tối đa tạo hiệu ứng. Cùng với đó là những công nghệ hiện đại như: 3D Mapping, thực tế ảo, thực tế tăng cường, … mang đến những trải nghiệm mới lạ, thú vị hơn cho sự kiện.
Tùy vào nội dung mà việc lựa chọn và thiết kế bối cảnh sân khấu cũng sẽ thay đổi rất nhiều, đặc biệt trong các sự kiện lớn, có nội dung phong phú. Điều này cần các góc quay phải linh hoạt hơn, các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh cũng được đẩy mạnh để thu hút tối đa người theo dõi. Những điều này, bạn có thể lên trong bảng phân cảnh để những người chạy sự kiện không bị lỡ.
Nếu sự kiện của bạn không quá quy mô, bạn có thể không cần một bảng phân cảnh mà thay vào đó, hãy lên kịch bản chi tiết cho sự kiện. Một kịch bản chi tiết, bám sát chương trình cũng sẽ giúp những nhân viên chạy sự kiện dễ dàng theo dõi và thay đổi kịp thời.
Mỗi một chương trình lại có những phông nền khác nhau. Với chương trình hội thảo hội nghị, bạn có thể ứng dụng hệ thống đèn led thay thế cho những văn bản, slide cứng nhắc, khô khan. Với những sự kiện tiệc, cưới, đây là không gian cho bạn thỏa sức sáng tạo phông nền, từ việc mang cả những vườn cây, những loài hoa đa sắc màu cho đến các không gian hiện đại sáng tạo. với các chương trình khai trương, giới thiệu sản phẩm, trình diễn thời trang thì phông nền nên sử dụng các gam màu pastel để tôn lên nội dung chính của chương trình và các yếu tổ nghệ thuật khác.
Đằng sau một sân khấu lung linh huyền ảo, một sân khấu hoành tráng, vận hành trơn tru là cả một xe tải đồ nghề thiết bị với những ekip hùng hậu chuẩn bị. Để lắp đặt được sân khấu sự kiện, có rất nhiều thiết bị cần thiết bao gồm: thiết bị âm thanh, ánh sáng, giàn khung treo đèn,... Tất cả đều phải phối hợp nhuần nhuyễn từ những yếu tố nhỏ nhất để tạo nên một chương trình bắt mắt, chỉn chu.
Với sân khấu ngoài trời, việc theo dõi và bám sát sự kiện rất quan trọng. Cần phải tính đến yếu tố thời tiết và các sự cố bất ngờ có thể phát sinh. Tất cả những trường hợp đó, bạn cần có dự phòng từ trước để có phương án xử lý kịp thời khi sự cố xảy ra. Một ví dụ thực tế tại một trong những doanh nghiệp lớn hàng đầu tại Việt Nam, thường xuyên tổ chức sự kiện lớn. Như thường lệ, lần đó lại là một sân khấu ngoài trời được thiết kế, lắp đặt tại bờ biển. Sau khi tất cả các công đoạn đã hoàn chỉnh và duyệt xong thì bất ngờ, buổi đêm cơn lốc kéo đến cùng với những trận gió to đã làm cho toàn bộ thảm, khăn, dải lụa cùng các thiết bị bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Cuối cùng, toàn bộ đội ngũ nhân sự đã phải thức trắng một đêm để lắp đặt, dựng lại sân khấu trước khi sự kiện bắt đầu vào buổi sáng hôm sau. Vì vậy với những sự kiện ngoài trời bạn nhất định phải tìm hiểu kỹ tình hình thời tiết, địa điểm, cư dân để có những phương án backup cụ thể.
Bố cục sân khấu phải rõ ràng từ backdrop, standee, banner, màn hình led đến dàn âm thanh, ánh sáng. Tất cả đều khải có một maquette rõ ràng, có sự ăn khớp hài hòa đồng thời cùng tập trung làm nổi bật lên nội dung chương trình.
Thiết kế sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng thực ra lại vô cùng phức tạp. Lời khuyên dành cho bạn là không nên tự gánh vác phần thiết kế mà nên lựa chọn thuê hạng mục này. Bởi lẽ, từ thiết kế đến thi công và chạy chương trình là cả một quá trình đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ, trình độ kỹ thuật cao và không thể thiếu được sự nhanh nhạy của người chạy chương trình. Những đơn vị có kinh nghiệm sẽ có khả năng dự đoán trước các rủi ro phát sinh cũng như xử lý các sự cố, tình huống không mong muốn một cách hợp lý nhất.
BBT Tín Phát