Bảng mục lục
Vậy làm cách nào để các đơn vị sự kiện tham gia đấu thầu thành công và phù hợp với các quy định hiện hành? Các đơn vị tổ chức sự kiện làm cách nào để tăng khả năng trúng thầu? Nội dung dưới đây sẽ cung cấp các vấn đề pháp lý, thủ tục, quy trình cũng như cách thức sẽ giải đáp câu hỏi trên.
“Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.” (Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013).
Như vậy, đấu thầu là quá trình thực hiện một hoạt động mua bán đặc biệt, có các đặc trưng sau:
- Bên mua yêu cầu bên bán: Cung cấp hồ sơ chào bán đối với hàng hóa/dịch vụ cần mua (tài liệu minh chứng về năng lực, kinh nghiệm, khả năng cung cấp, đặc tính hàng hóa/dịch vụ...);
- Bên mua sẽ chọn được bên bán tốt nhất thoả mãn điều kiện của bên mua đưa ra và có giá thấp hơn.
- Đấu thầu là 1 hoạt động thương mại giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
- Đấu thầu là 1 giai đoạn tiền hợp đồng.
- Chủ thể tham gia quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là chủ đầu tư, bên mời thầu, bên dự thầu. Trong trường một số trường hợp, chủ đầu tư thực hiện luôn hoạt động mời thầu.
- Hình thức pháp lý của quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.
Theo quy định tại Mục 1, Chương II Luật Đấu thầu số 43/2013/QH việc đấu thầu hàng hóa, dịch vụ được thực hiện theo các hình thức sau đây:
- Đấu thầu rộng rãi là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu không hạn chế số lượng các bên dự thầu.
Hiện nay, hình thức đấu thầu rộng rãi được áp dụng phổ biến cho các dự án trừ một số trường hợp cụ thể: (Điều 22, Điều 23, Điều 24, Điều 25, Điều 26, Điều 27 của Luật Đấu thầu 2013)
- Đấu thầu hạn chế là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu nhất định tham gia do đặc điểm của gói thầu yêu cầu kỹ thuật cao hoặc có tính đặc thù mà không phải nhà thầu nào cũng đáp ứng được. (Căn cứ Điều 21 của Luật Đấu thầu 2013).
- Chỉ định thầu là hình thức chỉ định với nhà thầu khi gói thầu có đặc điểm dưới đây: (Căn cứ Điều 22 của Luật Đấu thầu 2013):
+ Gói thầu tính cấp bách, cần xử lý ngay hoặc gói thầu liên quan đến bảo mật quốc gia, hoặc sự an toàn về an ninh chính trị…;
+ Chỉ định thầu với nhà thầu khi chỉ có một nhà thầu dự thầu, hoặc chỉ có một nhà đầu tư có đủ khả năng thực hiện do liên quan đến chính trị, quân sự, hoặc nhà đầu tư đề xuất được phương án tối ưu, đem lại lợi ích cho bên mời thầu hoặc chủ đầu tư.
+ Với những gói thầu không nằm trong các trường hợp trên mà có trị giá nằm trong hạn mức quy định sau: (Căn cứ điểm e khoản 1 Điều 22 của Luật Đấu thầu 2013 và Điều 54 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu).
“1. Không quá 500 triệu đồng đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ công; không quá 01 tỷ đồng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, sản phẩm công;
2. Không quá 100 triệu đồng đối với gói thầu thuộc dự toán mua sắm thường xuyên”.
- Chào hàng cạnh tranh là hình thức đấu thầu được áp dụng đối với gói thầu có giá trị theo hạn mức quy định căn cứ theo Điều 57 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu:
* Theo quy trình thông thường: Đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản; hoặc gói thầu mua sắm hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng;… thì áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh và có giá trị không quá 05 tỷ đồng.
* Theo quy trình rút gọn: Đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản áp dụng chào hàng cạnh tranh hoặc chỉ định thầu với giá trị không quá 500 triệu đồng.
Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng không quá 1 tỷ đồng.
Đối với gói thầu mua sắm thường xuyên có giá trị không quá 200 triệu đồng.
- Mua sắm trực tiếp là hình thức áp dụng cho gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất tương tự thuộc cùng dự án, dự toán mua sắm hoặc dự án khác.
- Tự thực hiện được áp dụng đối với gói thầu thuộc dự án, dự toán mua sắm trong trường hợp tổ chức trực tiếp quản lý, sử dụng gói thầu có năng lực kỹ thuật, tài chính và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của gói thầu (Điều 25 Luật Đấu thầu 2013)
- Việc thực hiện gói thầu sẽ được giao toàn bộ hoặc một phần cho cộng đồng dân cư, tổ nhóm, thợ tại địa phương có gói thầu trong trường hợp gói thầu đó thuộc chương trình mục tiêu quốc gia, vùng núi, hải đảo, vùng kinh tế nghèo hoặc quy mô gói thầu nhỏ mà địa phương đảm nhiệm được (căn cứ Điều 27 Luật Đấu thầu 2013).
Như vậy, căn cứ theo luật Đấu thầu 2013, tổ chức sự kiện là dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản, tuỳ theo kinh phí dự trù cho sự kiện, tổ chức lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp.
Phương thức đấu thầu được quy định tại Luật Đấu thầu số 43/2013/QH bao gồm các phương thức dưới đây:
Bên dự thầu nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất gồm đề xuất về kỹ thuật, đề xuất về tài chính trong một túi hồ sơ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Trong hình thức đấu thầu một túi hồ sơ được phân thành 2 hình thức:
Đối với hình thức này, việc mở thầu được tiến hành một lần đối với toàn bộ hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất.
Căn cứ Điều 28 Luật Đầu tư, Điều 63 Nghị đinh 63/2014/NĐ-CP các gói thầu áp dụng phương này gồm:
+ Thứ nhất: Gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hoá có giá trị từ trên 500 triệu cho đến quá 10 tỷ (quy mô nhỏ) mà sử dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế.
+ Thứ hai: Gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá trị từ trên 1 tỷ cho đến 20 tỷ (quy mô nhỏ) mà mà sử dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế.
+ Thứ ba: Các gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hoá, xây lắp được đấu thầu theo hình thức chào hàng cạnh tranh.
+ Thứ tư: Các gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hoá, xây lắp được đấu thầu theo hình thức thầu chỉ định.
+ Thứ năm: Gói thầu mua sắm trực tiếp đối với gói thầu mua sắm hàng hoá.
+ Thứ sáu: Các gói thầu mà nhà đầu tư được lựa chọn bằng hình thức chỉ định thầu.
Đối với hình thức này việc nộp và mở thầu được chia thành hai giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật, phương án tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhưng chưa có giá dự thầu.
+ Giai đoạn 2: Chỉ có các nhà thầu tham gia giai đoạn 1 mới được tham gia nộp hồ hồ sơ dự thầu bao gồm: Đề xuất về kỹ thuật, đề xuất về tài chính có bổ sung giá dự thầu và bảo đảm dự thầu. (Căn cứ Điều 30 Luật Đấu thầu 2013).
Những gói thầu nào sẽ áp dụng phương thức này:
Thứ nhất: Gói thầu mua sắm hàng hoá (trên 10 tỷ), gói thầu xây lắp, hỗn hợp có quy mô lớn (Trên 20 tỷ) sử dụng hình thức đấu thầu hạn chế hoặc đấu thầu rộng rãi.
Thứ hai: Gói thầu lựa chọn nhà đầu tư bằng hình thức đấu thầu rộng rãi.
Bên dự thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật, đề xuất về tài chính trong từng túi hồ sơ riêng biệt được nộp trong cùng một thời điểm. Trong hình thức đấu thầu này được phân thành 2 hình thức:
- Đối với hình thức này, việc mở thầu được tiến hành 2 lần. Lần đầu tiên hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được mở ngay sau khi đóng thầu, đơn vị nào đạt yêu cầu sẽ tiến hành mở hồ sơ đề xuất tài chính. (Căn cứ Điều 29 Luật Đấu thầu 2013)
- Phương thức đấu thầu này áp dụng cho gói thầu dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, gói thầu xây lắp, hỗn hợp, mua sắm hàng hoá quy mô nhỏ sử dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hay đấu thầu chỉ định, hoặc đấu thầu rộng rãi trong lựa chọn nhà đầu tư.
Đối với hình thức này, việc mở thầu được tiến hành qua hai giai đoạn, mặc dù hồ sơ dự thầu đã nộp cùng một thời điểm.
+ Giai đoạn 1: Hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được mở ngay sau khi đóng thầu, trên cơ sở đánh giá về kỹ thuật của các nhà thầu, bên mở thầu sẽ tiến hành hiệu chỉnh thông tin kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu và chọn lựa các nhà thầu đạt yêu cầu.
+ Giai đoạn 2: Nhà thầu vượt qua giai đoạn 1 sẽ nộp hồ sơ dự thầu bao gồm hồ sơ đề xuất kỹ thuật theo nội dung hiệu chỉnh sau giai đoạn 1 và hồ sơ đề xuất tài chính tương ứng với sự hiệu chỉnh của bên mời thầu. Đồng thời trong giai đoạn 2 này sẽ tiến hành mở cả hồ sơ đề xuất tài chính nộp từ giai đoạn 1 và giai đoạn 2 để đánh giá tổng thể. (Căn cứ Điều 29 Luật Đấu thầu 2013)
Hình thức này áp dụng với các gói thầu mua sắm hàng hoá, hỗn hợp kỹ thuật, xây lắp, công nghệ mới có quy mô lớn, tính chất đặc thù, phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao.
Căn cứ vào các điều luật quy định như trên, bên mời thầu xem xét trị giá gói thầu, đặc tính kỹ thuật, tính chất phức tạp hay đơn giản, nguồn lực thực hiện để lựa chọn phương thức đấu thầu phù hợp. Sau khi quyết định phương thức đấu thầu, bên mời thầu cần thông báo trước cho các bên dự thầu.
Các hình thức đấu thầu chỉ định, chào hàng cạnh trạnh, mua sắm trực tiếp, tự thực hiện, Gói thầu tham gia thực hiện cộng đồng sẽ không cần làm hồ sơ mời thầu.
Căn cứ Điều 7, Luật Đấu thầu 2013 quy định, việc phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu khi đảm bảo bảo các điều kiện sau: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt; mẫu hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đã hoàn thành và phê duyệt; nguồn vốn của gói thầu đã được dự trù; các nội dung cần thực hiện của gói thầu đã được thông qua; và các yếu tố phục vụ cho việc thi công gói thầu đã được chuẩn bị sẵn sàng.
Căn cứ điều 217 Luật Thương mại 2005, bên mời thầu có thể sơ tuyển các bên dự thầu để lựa chọn ra bên dự thầu đáp ứng đủ tiêu chuẩn đề ra.
+ Thư mời sơ tuyển;
+ Chỉ dẫn sơ tuyển;
+ Tiêu chuẩn đánh giá;
+ Phụ lục kèm theo.
Sau khi đã có kế hoạch sơ tuyển, bên mời thầu sẽ có thông báo mời sơ tuyển và thực hiện tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển. Sau đó đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển và thông báo kết quả sơ tuyển cho các bên dự thầu.
+ Thư mời thầu;
+ Mẫu đơn dự thầu;
+ Chỉ dẫn đối với nhà thầu;
+ Các điều kiện ưu đãi (nếu có);
+ Các loại thuế theo quy định của pháp luật;
+ Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật;
+ Tiến độ thi công.
-Tiêu chuẩn đánh giá (bao gồm cả phương pháp và cách thức quy đổi về cùng mặt bằng để xác định giá đánh giá);
+ Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng;
+ Mẫu bảo lãnh dự thầu;
+ Mẫu thoả thuận hợp đồng;
+ Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
- Gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu: Thư mời thầu được thực hiện đối với các gói thầu thực hiện hình thức đấu thầu hạn chế, đối với các gói thầu đã qua sơ tuyển, các gói thầu tư vấn đã có danh sách ngắn được chọn. Thông báo mời thầu áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi.
* Nội dung thư hoặc thông báo mời thầu bao gồm: (Căn cứ điều 13 TT số 11/2019/TT-BKHĐT)
+ Tên và địa chỉ bên mời thầu;
+ Khái quát dự án, địa điểm, thời gian xây dựng và các nội dung khác;
+ Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và yêu cầu về báo giá, kèm theo chỉ dẫn việc tìm hiểu hồ sơ mời thầu;
+ Các điều kiện tham gia dự thầu (hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, yêu cầu báo giá được phê duyệt);
+ Thời gian, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu.
Bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu. Các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng (chưa mở). (Căn cứ Điều 218, Điều 219, Điều 220, Điều 221, Luật Thương mại 2005)
Lưu ý: Hồ sơ mời thầu phải tập hợp đầy đủ các tài liệu nêu trên và phải cung cấp thông tin chi tiết, rõ ràng, công khai trên web để đảm bảo tính minh bạch.
Sau khi đóng thầu, bên mở thầu sẽ tiến hành mở thầu (theo ngày ấn định trước hoặc ngay sau thời điểm đóng thầu). Các nhà thầu được quyền tham gia mở thầu, và ký vào biên bản mở thầu. Trong biên bản mở thầu phải có nội dung: Tên hàng hóa, dịch vu; ngày, giờ, địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ của bên mở thầu, dự thầu; giá bỏ thầu của bên dự thầu; các nội dung sửa đổi, bổ sung và các nội dung có liên quan nếu có (căn cứ Điều 226 Luật Thương mại 2005)
Căn cứ Điều 5 Luật Đấu thầu 2013:
- Có đăng ký thành lập, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu, nhà đầu tư đang hoạt động cấp;
- Hạch toán tài chính độc lập;
- Không đang trong quá trình giải thể; không bị kết luận đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ không có khả năng chi trả theo quy định của pháp luật;
- Đã đăng ký trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
- Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định tại Điều 6 của Luật này;
- Không đang trong thời gian bị cấm tham dự thầu;
- Có tên trong danh sách ngắn đối với trường hợp đã lựa chọn được danh sách ngắn;
- Phải liên danh với nhà thầu trong nước hoặc sử dụng nhà thầu phụ trong nước đối với nhà thầu nước ngoài khi tham dự thầu quốc tế tại Việt Nam, trừ trường hợp nhà thầu trong nước không đủ năng lực tham gia vào bất kỳ phần công việc nào của gói thầu.
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định Pháp luật;
- Có chứng chỉ chuyên môn phù hợp theo quy định của Pháp luật;
- Đăng ký hoạt động hợp pháp theo quy định của Pháp luật;
- Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Không đang trong thời gian bị cấm tham dự thầu.
Sau khi tìm hiểu thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc nhận được thư mời thầu gửi tới thì công ty tổ chức sự kiện có thể tham gia sơ tuyển nếu thấy phù hợp.
Trong trường hợp sự kiện đấu thầu được bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển (nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ được tiếp tục tham gia dự thầu ở bước tiếp theo). Hồ sơ sơ tuyển được quy định theo Khoản 1 Điều 15 Nghị định 30/2015/NĐ-CP.
Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển. Sau đó, thu thập thông tin về họ làm căn cứ đưa ra chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo.
+ Các nội dung về hành chính, pháp lý;
+ Đơn dự thầu hợp lệ (phải có chữ ký của người có thẩm quyền);
+ Bản sao giấy đăng ký kinh doanh;
+ Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có).
+ Văn bản thoả thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu);
+ Bảo lãnh dự thầu;
+ Các nội dung về kỹ thuật;
+ Biện pháp và tổ chức đối với gói thầu;
+ Tiến độ thực hiện hợp đồng;
+ Các biện pháp đảm bảo chất lượng;
+ Các nội dung về thương mại, tài chính;
+ Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết;
+ Điều kiện tài chính(nếu có);
+ Điều kiện thanh toán.
Hồ sơ dự thầu sẽ được quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ ‘Mật’. Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngoài, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao".
Căn cứ nghị định số 63/2014/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu thì quy trình đấu thầu gồm các bước sau:
- Sơ tuyển nhà thầu (nếu có): Theo Điều 16 Nghị định số 30/2015/NĐ-CP một số gói thầu phải được tiến hành sơ tuyển nhằm lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện, đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Quy trình tổ chức sơ tuyển theo các trình tự: Thông báo mời sơ tuyển; phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời sơ tuyển; chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự sơ tuyển; mở thầu. Sau khi đóng thầu sơ tuyển, bên mở thầu sẽ đánh giá hồ sơ sơ tuyển và công khai danh sách ngắn (căn cứ Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều 15 Nghị định số 30/2015/NĐ-CP).
- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Chúng tôi đã tổng hợp chi tiết ở mục 5.1 “Quy định về hồ sơ mời thầu” của bài viết này.
Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có thời gian hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.
Bên mời thầu có thể thu lệ phí phát hành hồ sơ mời thầu, chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.
- Thông báo mời thầu: Để bảm đảm tính cạnh tranh trong đấu thầu, tất cả các gói thầu khi tổ chức đấu thầu rộng rãi phải thông báo công khai, rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.
- Đối với hình thức đấu thầu qua mạng:
+ Bắt đầu từ năm 2021, việc tổ chức đấu thầu qua mạng sẽ áp dụng với toàn bộ các gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh thuộc lĩnh vực hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng và thuộc lĩnh vực xây lắp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng (trừ trường hợp gói thầu đặc biệt, có tính đặc thù).
+ Tất cả các thông tin về dự án; kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư; thông báo mời quan tâm, mời sơ tuyển, mời thầu, mời chào hàng; biên bản mở thầu, biên bản mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật; hồ sơ đề xuất về tài chính; kết quả lựa chọn nhà thầu, kết quả lựa chọn nhà đầu tư; thông tin trong quá trình lựa chọn nhà thầu qua mạng được tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định Khoản 26 Điều 4 của Luật Đấu thầu có địa chỉ htpp:// muasamcong.mpi.gov.vn.
+ Chi phí lựa chọn nhà thầu qua mạng được quy định rõ theo Điều 24 thông tư 11.2019/TT_BKHĐT. (Căn cứ thông tư 11/2019/TT_BKHĐT)
+ Hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ được ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng thầu;
+ Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp 1 khoản tiền bảo đảm dự thầu (thể hiện dưới hình thức đặt cọc, ký quỹ hoạc bảo lãnh dự thầu) theo yêu cầu của bên mời thầu để đảm bảo hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp tiền đặt cọc, ký quỹ, hoặc bảo lãnh dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu;
+ Trong trường hợp đặt cọc, ký quỹ thì tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu được trả lại cho bên dự thầu không trúng thầu trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu;
+ Bên dự thầu không được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm hết hạn nộp hồ sơ dự thầu (thời điểm đóng thầu), không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảm đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương số tiền đặt cọc, ký quỹ.
Lưu ý: Tỷ lệ đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh dự thầu không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hóa dịch vụ đấu thầu.
- Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời điểm ấn định trước thì thời điểm mở thầu là ngay sau khi đóng thầu.
- Bên mời thầu mời đại diện của từng nhà thầu và có thể mời đại diện của các cơ quan quản lý có liên quan đến tham dự mở thầu để chứng kiến. Việc mở thầu được tiến hành theo địa điểm, thời gian ghi trong hồ sơ mời thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của nhà thầu được mời.
- Trình tự mở thầu, gồm: Thông báo thành phần tham dự, thông báo số lượng và tên nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu, kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu, mở lần lượt các túi hồ sơ dự thầu, đọc và ghi lại thông tin chủ yếu (tên nhà thầu, số lượng bản chính, bản chụp hồ sơ dự thầu, giá trị thầu trong đó giảm giá, bảo lãnh dự thầu (nếu có) và những vấn đề khác).
- Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai, các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích những nội dung chưa rõ trong hồ sơ dự thầu. Việc giải thích hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản (những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở, các bên dự thầu không được sửa hồ sơ sau khi mở thầu).
- Đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diên của các cơ quan quản lý có liên quan (nếu có mặt) ký xác nhận vào biên bản mở thầu. Tổ chuyên gia hoặc bên mời thầu ký xác nhận vào bản chính hồ sơ dự thầu trước khi tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. Bản chính hồ sơ dự thầu được bảo quản theo chế độ bảo mật và việc đánh giá được tiến hành theo bản chụp.
- Việc đánh giá hồ sơ dự thầu sẽ căn cứ theo các tiêu chuẩn và yêu cầu đưa ra trong hồ sơ mời thầu; căn cứ vào hồ sơ dự thầu đã nộp, các tài liệu giải thích, làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu.
- Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện trên bản chụp, vì vậy nhà thầu cần đảm bảo tính nhất quán giữa bản gốc và bản chụp. Nếu có sự sai khác giữa bản chụp và bản gốc, căn cứ để đánh giá sẽ theo bản gốc. (Căn cứ Điều 15 Nghị định 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn về việc lựa chọn nhà thầu)
- Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng địa chỉ làm căn cứ đánh giá hoàn thiện. Các tiêu chuẩn trên được đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo thang điểm hoặc phương pháp khác được ấn định trước khi mở thầu.
- Việc đánh giá hồ sơ dự thầu thực hiện theo trình tự sau:
+ Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu;
+ Việc đánh giá sơ bộ là nhằm loại bỏ các hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu, bao gồm: Kiểm tra tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu; xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu; làm rõ hồ sơ dự thầu;
+ Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.
- Phương pháp đánh giá gồm: Đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn; Đánh giá về tài chính, thương mại để xác định giá.
- Trong quá trình đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích rõ các vấn đề liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu bên mời thầu và ý kiến bên dự thầu phải lập thành văn bản.
- Trường hợp bên mời thầu sửa đổi 1 số nội dung hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất các các bên dự thầu trươc thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.
Lưu ý: Tham khảo cụ thể phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất đối với từng lĩnh vực, ngành nghề tại Chương IV Luật Đấu thầu 2013.
Trách nhiệm trình duyệt kết quả đấu thầu: Chủ đầu tư hoặc chủ dự án có trách nhiệm trình kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền để xem xét xin phê duyệt.
- Hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu.
- Văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu.
Trong thành phần này cần nêu được các nội dung sau:
+ Nội dung gói thầu và cơ sở pháp lý của việc tổ chức đấu thầu;
+ Quá trình tổ chức đấu thầu.
+ Kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu.
+ Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu.
+ Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt.
+ Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu bao gồm bản chụp các tài liệu sau đây: Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia tư vấn; Quyết định đầu tư hoặc văn bản pháp lý tương đương, điều ước quốc tế và tài trợ (nếu có).
+ Văn bản phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu bao gồm: Kế hoạnh đấu thầu của dự án; danh sách các nhà thầu tham gia hạn chế; danh sách ngắn tư vấn tham gia dự thầu; hồ sơ mời sơ tuyển, đánh giá sơ tuyển và kết quả sơ tuyển nhà thầu; hồ sơ mời thầu; tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu; quyết định thành lập tổ chuyên gia tư vấn; biên bản mở thầu, các văn bản liên quan đến việc bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có); dự thảo hợp đồng (nếu có); hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của các nhà thầu; ý kiến sơ bộ về kết quả đấu thầu của tổ chức tài trợ nước ngoài (nếu có).
+ Các tài liệu có liên quan khác.
- Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng, lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền chọn nhà thầu.
Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu.
- Cập nhật thông tin về năng lực nhà thầu: Trước khi ký hợp đồng chính thức, bên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực của nhà thầu cũng như những thông tin thay đổi làm ảnh hưởng tới khả năng thực hiện hợp đồng cũng như năng lực tài chính suy giảm, nguy cơ phá sản, bên mời thầu phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.
- Yêu cầu đối với thông báo trúng thầu: Bên mời thầu phải gửi thư thông báo trúng thầu bằng văn bản tới nhà thầu kèm theo dự thảo hợp đồng và những điểm lưu ý cần trao đổi khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Đồng thời bên mời thầu cũng phải thông báo cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo hoàn thiện hợp đồng, nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ký hợp đồng.
- Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng đối với các bên trúng thầu trên cơ sở sau đây: Kết quả đấu thầu; các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu; nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu.
- Thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng: Khi nhận được thông báo trúng thầu, nhà thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp thuận thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Theo lịch biểu đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chính thức.Thương thảo hoàn thiện hợp đồng bao gồm những nội dung cần giải quyết các vấn để còn tồn tại chưa hoàn chỉnh được hợp đồng với bên trúng thầu, đặc biệt là duyệt áp giá đối với những sai lệch so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc giá trị hợp đồng không vượt giá trúng thầu cần duyệt. Việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng cũng bao gồm cả việc nghiên cứu các sáng kiến, giải pháp ưu việt do nhà thầu đề xuất.
- Các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến thời điểm bên trúng thầu hoàn thành nghĩ vụ hợp đồng. Trường hợp có thỏa thuận khác, nếu bên trúng thầu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết thì có thể được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ đảm bảo thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ.
- Đối với các nhà thầu không trúng thầu nhưng không vi phạm quy chế đấu thầu kể cả khi không có kết quả đấu thầu, bên mời thầu hoàn trả bảo lãnh dự thầu cho nhà thầu trong thời gian không quá 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.
- Nghiên cứu kỹ các thông tin mời thầu từ khách hàng để tự đánh giá năng lực và mức độ phù hợp của công ty đối với yêu cầu của khách hàng.
- Chuẩn bị hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lượng. Có thể nói, hồ sơ dự thầu chính là thông điệp đầy đủ và rõ ràng của nhà thầu đối với chủ đầu tư về năng lực kinh nghiệm, khả năng thực hiện và mức giá chào đối với công việc đã đề ra trong hồ sơ mời thầu. Trong hồ sơ dự thầu, các nhà thầu phải cân nhắc kỹ để tránh các sai lầm khiến hồ sơ của mình bị loại.
- Các nhà thầu nên lưu ý tới thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu và phải được thể hiện ngay trên đơn dự thầu. Theo Luật Đấu thầu 2013 thì thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là số ngày được tính từ thời điểm đóng thầu đến 24 giờ của ngày cuối cùng có hiệu lực được quy định trong hồ sơ mời thầu. Vì thế, đơn dự thầu phải ghi rõ thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là từ thời điểm đóng thầu và đủ số ngày quy định trong hồ sơ mời thầu.
- Với những trường hợp có giấy uỷ quyền thì các giấy tờ phải có chữ kỹ và con dấu phù hợp với người được uỷ quyền.
- Đấu thầu qua mạng: Scan (chụp) các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp và upload lên hệ thống, lưu ý để tránh xuất hiện những thông tin không trùng khớp giữa bản chụp và bản gốc, khai báo các số liệu báo cáo tài chính trên hệ thống, kèm theo báo cáo tài chính, (thường là những file đã được gửi qua hệ thống phần mềm của Tổng cục Thuế). Nên khai báo và upload số liệu tối thiểu của 03 năm gần nhất ứng với thời điểm hiện tại nếu doanh nghiệp tham gia đấu thầu đã hoạt động từ 4 năm trở lên.
Từ những thông tin Tín Phát hi vọng quý khách hàng sẽ nắm bắt được các quy định hiện hành trong quy trình đấu thầu tổ chức sự kiện, từ đó tránh được những sai lầm đáng tiếc trong khâu chuẩn bị cũng như tạo một môi trường cạnh tranh lành mạnh, công khai, minh bạch trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Liên quan đến tổ chức sự kiện, chủ đầu tư và ban tổ chức cũng cần lưu ý các vấn đề liên quan đến việc cấp phép tổ chức sự kiện, bản quyền nội dung truyền thông và bản quyền âm nhạc sử dụng trong sự kiện.
Ngoài quy định Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khi tham gia đấu thầu, các đơn vị tổ chức sự kiện và tổ chức mời thầu cần tham khảo và tuân thủ theo các nghị định và thông tư như sau:
1. Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
2. Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu”;
3. Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT ngày 14/02/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Quy định chi tiết lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu dịch vụ tư vấn”;
4. Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16/09/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa”;
5. Thông tư số 10/2015/TT-BKHĐT ngày 26/10/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Quy định chi tiết về kế hoạch lựa chọn nhà thầu”;
6. Thông tư số 11/2015/TT-BKHĐT ngày 27/11/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Quy định chi tiết lập hồ sơ yêu cầu đối với chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh”;
7. Thông tư số 19/2015/TT-BKHĐT ngày 27/11/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Quy định chi tiết lập báo cáo thẩm định trong quá trình lựa chọn nhà thầu”;
8. Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT ngày 21/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Quy định chi tiết lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu”;
9. Thông tư 07/2016/TT-BKHĐT ngày 29 tháng 6 năm 2016 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư“Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu mua sắm hàng hóa đối với đấu thầu qua mạng”;
10. Thông tư số 09/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính “Quy định về Quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước”;
11. Thông tư số 14/2016/TT-BKHĐT ngày 29/09/2016 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư “Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu dịch vụ phi tư vấn”.
BBT Tín Phát