Để chuẩn bị lên kế hoạch tổng thể và chi tiết cho sự kiện, trước hết, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện của mình.
Mỗi chương trình đều có một chủ đề nhất định. Chủ đề ấy vừa bám sát mục tiêu của sự kiện, vừa thể hiện nét độc đáo sáng tạo của kịch bản. Chủ đề cũng là yếu tố góp phần quyết định các thiết kế, concept bài trí của sự kiện, dresscode, tông màu chủ đạo và các nội dung liên quan.
Mỗi một chương trình lại được tổ chức nhằm một mục đích nhất định như: Truyền thông, tri ân, ghi dấu ấn, quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Mục đích càng rõ ràng thì các bước chuẩn bị và triển khai càng kỹ lưỡng, bám sát mục tiêu và do đó, thành tựu đạt được cũng sẽ như ý muốn.
Nếu chương trình của bạn có thông điệp, hãy lên kịch bản nội dung để chương trình có thể truyền tải thông điệp đó tới các khách mời tham dự. Ngoài ra các thiết kế sáng tạo thể hiện tính nhất quán, làm nổi bật nội dung thông điệp cũng sẽ gây ấn tượng mạnh với những người tham gia. Chẳng hạn, một chương trình cộng đồng với thông điệp bảo vệ môi trường, các thiết kế có thể nhấn nhá vào yếu tố thiên nhiên, môi trường, hành tinh xanh với các gam màu chủ đạo: Xanh lá cây, xanh nước biển. Nội dung chương trình cũng hướng mọi người tới các hoạt động bảo vệ hành tinh như: Không xả rác bừa bãi, tiết kiệm điện, nước, giấy, trồng nhiều cây xanh,...
Bạn cần xác định rõ thành phần tham dự của chương trình là những ai, phân nhóm như thế nào: Theo giới, theo lứa tuổi (học sinh, sinh viên, người trung niên, cao tuổi), theo nghề nghiệp (giới nghệ sĩ, giới doanh nhân, kiến trúc sư,...), theo vị trí địa lý (người ngoại quốc, người Việt Nam, người dân tộc),... Mỗi nhóm đối tượng khách hàng sẽ có sở thích, đặc điểm, thói quen riêng. Chính những điều này sẽ giúp cho công tác tổ chức của bạn đến gần hơn với khách mời và người tham dự.
Để triển khai sự kiện một cách tốt nhất bạn phải đầu tư vào chủ đề và nội dung chính của chương trình. Một chương trình sự kiện đặc sắc và để lại ấn tượng tốt trong lòng người xem sẽ phụ thuộc rất nhiều vào ý tưởng mà bạn đưa ra. Người lên kịch bản vì vậy sẽ được thỏa sức sáng tạo, biến những ý tưởng độc đáo và mới lạ của mình thành một sự kiện thực thụ để khách hàng chiêm ngưỡng. Tất nhiên cũng phải tính đến yếu tố thực tế và tính khả thi trong kịch bản mà bạn xây dựng.
Sau khi có ý tưởng, người làm kịch bản sẽ bắt tay vào xây dựng khung chương trình. Một khung chương trình thường có các phần: Phần lễ (khai mạc, phát biểu, hội đàm, thảo luận), phần văn nghệ và phần tiệc. Tuy nhiên, tùy theo mục đích và thông điệp của từng sự kiến mà khung sự kiện được điều chỉnh, thay đổi. Ví dụ trong đại nhạc hội thì phần lễ chỉ chiếm 1 - 2%, phần còn lại là hội, và đương nhiên sự kiện kiểu này sẽ không có tiệc. Ngược lại, nếu là buổi tổng kết cuối năm, phần lễ sẽ chiếm tới 40% thời gian, phần văn nghệ, tiệc sẽ chiếm 60% tổng thời lượng chương trình.
Trong kịch bản còn bao gồm cả diễn tiến của sự kiện, nhân vật, tiết mục văn nghệ, trò chơi,... Kịch bản cũng có tác động quan trọng đến các công tác lựa chọn địa điểm tổ chức, thiết kế và thi công. Kịch bản cần lên chi tiết để có sự chuẩn bị như chuẩn bị đồ trang trí, quà tặng và giúp các nghệ sĩ, khách mời có thời gian chuẩn bị.
Địa điểm tổ chức có thể tại một khách sạn, nhà hàng, resort, quảng trường, sân vận động. Đó cũng có thể là một sân khấu trong nhà hoặc ngoài trời. Địa điểm tổ chức căn cứ vào quy mô, đặc điểm khách mời, hạn mức tài chính và nhiều yếu tố liên quan.
Thời gian tổ chức cụ thể ngày, tháng nào. Sự kiện sẽ kéo dài trong bao lâu, nửa ngày, một ngày hay nhiều ngày. Sự kiện sẽ được tổ chức vào lúc nào: Buổi sáng, buổi chiều hay buổi tối. Đối với những sự kiện khai trương, động thổ, thể thao, teambuilding thì thường được tổ chức vào buổi sáng. Những sự kiện hội thảo, hội nghị, talkshow có thể tổ chức vào buổi chiều và các sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, ... thì có thể tổ chức vào buổi tối.
Sau khi có ý tưởng về chủ đề chương trình, bộ phận thiết kế sẽ bắt tay vào công việc của mình. Maquette thiết kế sự kiện sẽ bao gồm các hạng mục: Backdrop, banner, standee, logo, màn hình, video, hashtag, biển để bàn, thư mời, các ấn phẩm marketing online như avatar, cover facebook cùng rất nhiều vật dụng khác … Thiết kế cần hoàn thiện sớm để phục vụ công tác thi công sân khấu và truyền thông trước sự kiện.
Lên kế hoạch tổ chức tức là bạn sẽ sắp xếp, bố trí nhân sự phù hợp với từng hạng mục công việc. Chẳng hạn ai sẽ phụ trách giám sát, quản lý, ai phụ trách kỹ thuật, ai phụ trách khách mời, ai phụ trách lễ tân, ai phụ trách tiệc,...
Bên cạnh sự chuẩn bị về con người, bạn cũng cần chuẩn bị chi tiết về về trang thiết bị, vật dụng: Đèn, màn hình led, hoa tươi, máy tính, máy chiếu, loa, mic,... cùng rất nhiều vật dụng khác tương ứng với từng hạng mục.
Bạn cũng cần bố trí các phương tiện vận chuyển trang thiết bị đến địa điểm tổ chức sự kiện, lập dự toán chi tiết cho từng hạng mục triển khai. Trong dự toán luôn cần kèm mục chi phí cho các tình huống phát sinh, song song với đó là kế hoạch hành động cụ thể ứng với từng phương án xử lý. Các dự trù phát sinh là một phần quan trọng của kế hoạch mà ban tổ chức phải lường trước. Với sự chuẩn bị này, ban tổ chức sẽ không bị rối, cuống cũng như mất kiểm soát trước các tình huống thực tế.
Đây là một công đoạn vất vả đối với đội ngũ thi công. Thông thường, với những địa điểm tổ chức sự kiện như: Khách sạn, nhà hàng, bạn chỉ được phép tiến vào thi công trong một khung thời gian nhất định và phải đảm bảo không ảnh hưởng tới cơ sở vật chất của địa điểm đó. Chưa kể đến những mùa cao điểm của sự kiện thì thời gian này sẽ rất gấp rút. Mặc dù như vậy nhưng đội thi công vẫn phải đến và hoàn thành các hạng mục quan trọng như sân khấu, khán phòng,... Công tác chuẩn bị này vừa vất vả lại đòi hỏi độ chính xác cao. Bất kỳ một sai sót nhỏ nào trong dàn dựng cũng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ sự kiện.
Để sự kiện diễn ra trơn tru, bạn cần triển khai các đầu mục công việc từ sớm. Chẳng hạn với những công việc như: Truyền thông trước sự kiện, phát tờ rơi, thuê ca sĩ, nhóm nhạc, chuẩn bị quà tặng,... đều phải tiến hành từ sớm.
Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên dành thời gian để tập dượt, tổng duyệt trước toàn bộ chương trình. Có những thay đổi hợp lý và kịp thời: Điều chỉnh vị trí MC, nghệ sĩ trên sân khấu, điều chỉnh đèn chiếu, âm thanh ánh sáng,... Các kịch bản về văn nghệ, kịch bản kỹ thuật, kịch bản tiệc phải được bám sát tiến độ và nội dung, điều phối mọi hoạt động diễn ra ăn khớp, nhịp nhàng với nhau.
Chương trình diễn ra cũng là lúc tất cả các bộ phận chuyên môn vào vị trí. Họ phải có sự tập trung tối đa với công việc của mình. Đồng thời giữa các nhóm cũng cần có sự tương tác, nắm bắt diễn biến của chương trình cùng những thay đổi đột xuất để có phương án xử lý kịp thời.
Khi chương trình diễn ra, những người giám sát, đạo diễn phải liên tục quan sát, thông báo và có những điều chỉnh hợp lý để đảm bảo chương trình “trôi”, không bị vỡ cấu trúc hay cháy chương trình.
Sự kiện kết thúc thì công việc của từng bộ phận vẫn còn. Ngoài các công đoạn dọn dẹp của đội kỹ thuật và đội hậu cần thì bộ phận lễ tân cũng phải có những thống kê và rà soát về tình hình khách mời, quà tặng. Các vấn đề về thanh lý hợp đồng thuê trang thiết bị, địa điểm, thực đơn,...
Sau sự kiện, ban tổ chức nên có một cuộc họp để tổng kết và đúc rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.
Mỗi một loại hình sự kiện lại có một phong cách, quy trình tổ chức, truyền thông khác nhau. Vì vậy, những bước chuẩn bị đầu tiên sẽ vẽ ra một hình thù sơ khai cho sự kiện của bạn. Và nếu công tác chuẩn bị nghiêm túc, cẩn thận sẽ giúp bạn có một chương trình hoàn chỉnh, nhịp nhàng. Những người làm sự kiện cũng cần năng động, sáng tạo và không ngại khó, ngại khổ thì mới có thể chạy sự kiện.
Xin trích dẫn câu nói của một vận động viên quần vợt người Mỹ Arthur Ashe: “Một chiếc chìa khóa quan trọng để thành công là sự tự tin. Một chiếc chìa khóa quan trọng để tự tin là sự chuẩn bị”. Hy vọng, bằng kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện kết hợp với việc quản trị, sắp xếp nhân sự phù hợp, nội dung trên đây sẽ giúp quý khách hàng tạo nên những event thành công.
Click để Video tóm tắt công tác chuẩn bị cho sự kiện
BBT Tín Phát