Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp thúc đẩy thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng. Thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện, doanh nghiệp gia tăng mức độ ấn tượng về thương hiệu trong mắt khách hàng và nhóm công chúng của mình.
Để tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Trước khi bước vào giai đoạn tổ chức sự kiện, các đơn vị tổ chức sự kiện cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan có thẩm quyền như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Bản quyền,.. Công việc này đóng vai trò hết sức quan trọng, quyết định tính pháp lý của sự kiện.
Một sự kiện muốn diễn ra thành công thì cần chú ý đến việc xin giấy phép tổ chức. Để làm tốt điều này dưới đây Tín Phát sẽ chia sẻ đến các bạn về các thủ tục cấp phép tổ chức sự kiện.
Ngoài các sự kiện nhỏ như: Tiệc sinh nhật, tiệc thôi nôi, họp lớp hoặc các sự kiện mang tính chất cá nhân và không gây ảnh hưởng tới an ninh, trật tự công cộng thì tất cả các chương trình và sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức như: Các chương trình biểu diễn, ghi hình ca nhạc nghệ thuật, các cuộc thi sắc đẹp, cuộc thi người mẫu, tổ chức họp báo, các chương trình liên quan đến lưu hành,... các bản ghi âm hay các buổi trình diễn thời trang đều phải xin giấy phép từ cơ quan Nhà nước có liên quan.
Tùy thuộc vào tính chất của mà nộp hồ sơ tới cơ quan đơn chuyên trách như: ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cục biểu diễn nghệ thuật, sở văn hóa thể thao và du lịch.
Ví dụ một số sự kiện như sau:
- Nếu doanh nghiệp tổ chức hội thảo, hội nghị có yếu tố người nước ngoài thì cần xin giấy phép ở sở ngoại vụ.
- Trong trường hợp đi diễn ở nhiều tỉnh thì chỉ cần xin phép ở một tỉnh, khi đến các tình thành khác chỉ cần trình ra giấy phép được cấp trước đó. Điều lưu ý là các giấy tờ đó phải được công chứng và ghi rõ ở nơi nhận.
- Nếu sự kiện có kèm theo chương trình khuyến mại, rút thăm trúng thưởng thi cần xin phép sở công thương; Sự kiện tổ chức giải đấu thì phải có công văn đứng tên cơ quan giải đấu, quyết định thành lập và các hợp đồng với đối tác liên quan đến việc tổ chức (ví dụ: Thuê sân vận động, thuê trọng tài …).
- Đơn xin phép tổ chức sự kiện phải là đơn vị xin phép đứng tên;
- Các tài liệu liên quan đến sự kiện như: kịch bản, danh sách đại biểu, khách mời, các bài phát biểu… các đại biểu tham dự, bải phát biểu, các tài liệu liên quan khác;
- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp (nếu là doanh nghiệp) hoặc giấy chứng nhận thành lập (nếu là đơn vị, tổ chức);
- Hợp đồng tổ chức sự kiện giữa đơn vị tổ chức và khách hàng;
- Hợp đồng thuê địa điểm;
- Nếu là các chương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thuật thì phải có giấy tờ xác nhận đã đóng tiền bản quyền và được tác giả cho phép biểu diễn;
- Nếu là chương trình giới thiệu sản phẩm thì cần nộp thêm văn bản công bố chất lượng tiêu chuẩn của hàng hóa;
- Nếu là sự kiện có bán vé thì cần ghi rõ và kê khai cả bảng giá;
Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền để giải quyết từng thủ tục liên quan.
Hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.
Trên đây là một số kiến thức cơ bản về thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hy vọng kiến thức này sẽ giúp quý khách hàng tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện.
Mọi thắc mắc về việc xin cấp phép tổ chức sự kiện hãy liên hệ với Tín Phát để được tư vấn.
BBT Tín Phát